Organiseer je email Getting Things Done
Het principe van de Lege Inbox of Inbox Zero is je zeker niet onbekend. Het is bedacht door Merlin Mann en gaat over e-mail en over het slim gebruik en beheer van dit medium. In 2007 heeft Mann een presentatie voor de medewerkers van Google gehouden met als stelling: ‘e-mail is een monster en jullie kunnen maar beter zorgen dat je er goede methodiek voor ontwikkelt anders vreet het jullie op’. Uit die stelling leiden we al twee problemen af waarvoor Inbox Zero een oplossing kan zijn.
Probleem 1. Gebrek aan methodiek
De meesten onder ons hebben een rijbewijs en hebben dus ooit met de auto leren rijden: starten, remmen, stoppen, verkeersregels… Slechts weinigen hebben echter geleerd hoe je efficiënt of milieubewust rijdt. Hoe je alle snufjes optimaal gebruikt. Etc. Dit is ook het geval bij e-mail. We hebben allemaal geleerd te werken met e-mail op school of op het werk. Maar het bestond vaak uit niet meer dan een technische uitleg: waar Outlook te vinden is op je bureaublad en hoe je een mail opstelt en verstuurt. Sinds die dag doen we mee aan het steeds drukker wordende mailverkeer zonder er bij stil te staan hoe tijdrovend, rommelig en – vaak – nutteloos al dat ge-e-mail is.
Probleem 2. Van middel naar doel
Het doel van e-mail was het kosteloos en snel verzenden van informatie. Maar vandaag de dag zien we – en ik maakte mij daar ook schuldig aan – e-mail niet meer als een middel, maar als een doel op zich. We zijn constant in de weer met mail (via diverse app’s op de smartphone of tablet). Er komt geen einde aan de stroom en het is zeer tijdrovend. Voor je het goed en wel beseft, ben je de ganse dag bezig met het lezen van mails in plaats van met je effectieve job. En dat kan toch niet de bedoeling zijn?
Oplossing? Inbox Zero
Ik maakte eerder al de vergelijking met het verkeer. Ik hoor mensen rondom mij vaak klagen over de file. Niemand staat graag in de file wegens tijdrovend, nutteloos en de economische nulwaarde ervan. Niemand van ons wordt uiteindelijk betaald om in de file te staan! Wat echter weinig mensen beseffen is dat je niet “in de file staat”, maar dat je “de file bent”. Dat is net hetzelfde bij mails. Je hebt geen overvolle Inbox gekregen, je bent er zelf in terechtgekomen wegens gebrek aan methodiek. De methode van de Inbox Zero zorgt dus voor rust in je Postvak In en in je hoofd. Het bezorgt je een methodiek waarmee je aan de slag kan om in een volgende fase je werk te plannen.
Methodiek! De brievenbus
Wie komt ’s avonds thuis en haalt zijn brievenbus leeg en doet het volgende?
Reclamefolders doorbladeren om de interessante op de salontafel te leggen voor later en de oninteressante direct bij het oud papier te leggen? Vermoedelijk de meesten onder ons. Goed bezig ! Smijt je ze allemaal ongelezen bij het oud papier? Hang dan een stickertje “geen reclame a.u.b.”. Dan heb je daar alvast geen last meer van.
Post (uitnodigingen, brieven, kaartjes, rekeningen, uittreksels …) voor je partner (ongeopend) op een stapeltje speciaal voor hem/haar leggen? Ook nog altijd goed bezig.
Post voor jezelf openen en ordenen in volgende stapeltjes: lezen, betalen, antwoorden.
Wie neemt daarna alle post terug bij elkaar en steekt alles terug in zijn brievenbus om de dag erna opnieuw te beginnen? Niemand!
Niemand? Toch niet voor wat je reguliere postbus betreft. Maar waarom laat jij – ja, jij daar – dan alle mails in je Postvak In zitten?
Je Postvak In is een brievenbus voor elektronische post. Maar het is dus in de eerste plaats een brievenbus. Een verzamelplaats waar mensen post bij jou afleveren zodat jij ze op één plaats kan verwerken. Een Postvak In is dus geen archief, geen to-dolijst, geen kalender, geen boodschappenlijstje of wat dan ook. Een Postvak In heeft maar één functie: het bij elkaar houden van ongeopende én tegelijk ongelezen mails.
Brievenbustechniek toepassen
Stap 1. Verminder het aantal inkomende mails.
Het verminderen van het aantal inkomende mails is uiteraard de eerste stap richting een Lege Inbox. Enkele tips vind je hieronder.
Stuur minder mails. Hoe minder mails je zelf verzendt, hoe minder je er krijgt. Dus bedank je cliënt of collega al op voorhand voor het antwoord in je initiële mail, want voor je het weet zit je weer enkele mails verder met enkel “bedankt” en “graag gedaan”. Onderzoek heeft uitgewezen dat je voor iedere mail die je verstuurt, 1,4 mails terugkrijgt.
Spam, reclame, nieuwsbrieven: Lees niet en delete. Beter nog: uitschrijven. Neem even de tijd om onderaan de mail op “uitschrijven” te klikken. Ontvang je wekelijks meerdere nieuwsbrieven die je niet leest of waarvan de inhoud je al enkele edities niets nieuws heeft bijgeleerd: uitschrijven die handel! Met andere woorden: hang een stickertje “geen reclame a.u.b.” aan uw Postvak In.
Stap 2. Verwerk de mails uit je Postvak In.
Alle overige mails lees je 1 x en daarna beslis je wat er mee te doen.
Delete indien de mail niet voor jou bestemd is en er ook geen actie vereist is.
Delegete, indien de mail niet voor jou bestemd is, maar er wel een actie vereist is. Stuur de mail dan door naar de juiste persoon.
Inplannen of delay in de map 'te behandelen' voor een later moment indien de mail wel voor jou bestemd is en er wel een actie vereist is, maar dat deze actie niet onmiddellijk uitgevoerd moet worden.
Direct Doen indien de mail voor jou is bestemd, er van jou een actie vereist is en deze actie op zeer korte termijn moet gebeuren. Duurt de actie slechts twee minuten (een simpel ja/nee antwoord), doe het dan direct. Duur het iets langer, plan het dan in voor de dag zelf.
Extra tip: een mail is een medium enkel om informatie over te dragen. Bevat de mail een afspraak, plan deze dan in je agenda en delete de mail. Bevat de mail een opdracht, maak er een taak van en delete de mail.
Stap 3. Blijf dit consequent toepassen op nieuwe mails.
Nadat je alle bestaande mails hebt verwerkt, blijf je deze methodiek ook toepassen op alle nieuwe mails. Niets is leuker dan een aantal mails in één keer te verwerken. Ik zeg wel degelijk “verwerken” en niet behandelen. Het behandelen van de mail is een volgende stap (planning van je werk) en is niet het onderwerp van dit blogartikel. De enige mails die je wel mag behandelen zijn de “doe direct want ‘t is minder dan twee minuten werk” mails.
Hou volgende spelregels in gedachten om nieuwe mails te verwerken:
Bekijk je inkomende e-mails slechts 2 keer per dag. Eenmaal ’s morgens en eenmaal ’s middags is aangewezen.
Verwerk een mail sowieso binnen de twee minuten. Lees en beslis binnen die twee minuten. De te nemen beslissing is steeds: delete, delegeer, delay of direct doen!
Eenmaal een mailtje geopend is, zorg er dan voor dat je het volledig verwerkt, zodat het na twee minuten weg is uit je Postvak In.
Zet een gelezen mail nooit terug als ongelezen. Hoeveel tijd verlies je door primo het mailtje terug ongelezen te zetten na het lezen en secundo door het mailtje opnieuw te moeten lezen en alsnog te verwerken.
Stap 4. Verdeel…
De simpelste manier om de mails na verwerking te bewaren is met een folderstructuur. Ik zie bij collega’s (in Outlook) heel wat folders hangen onder Postvak In. Deze hebben de meest uiteenlopende namen, structuren, onderverdelingen. Sommigen collega’s hebben folders op basis van acties (to-do, read, follow-up, urgent, important), anderen hebben folders op basis van dossiers of projecten. Nog anderen hebben combinaties van beiden. Nog een geluk dat Outlook een goeie zoekfunctie heeft, want een kat zou haar jongen niet terugvinden.
Welke structuur werkt dan wel? Veel artikelen over Inbox Zero raden 4 mapjes aan op basis van David Allen’s Getting Things Done:
Actie: alle mails waar je zelf iets gaat doen maar niet direct
Wachten op: opvolgen van alle e-mail waar je nog een antwoord op moet krijgen
Ooit/misschien: een mail met redelijk wat tekst die je kan/wil lezen of behandelen op een later tijdstip. Het gaat hier bijvoorbeeld om een uitgeschreven nieuwe procedure, een interessant artikel … Ik zet uitdrukkelijk “die je kan/willezen of behandelen op een later tijdstip”. Ga er dus gemakshalve van uit dat je deze nooit effectief zult lezen of behandelen. Dit zijn dus mails waarvan de invloed op je werk quasi nihil is. Ik schrap dan ook steeds alle mails in dit mapje die ouder zijn dan 6 maand. Op die tijd heeft een collega mij al lang getoond hoe de nieuwe printer werkt (wat minder tijd in beslag nam dan het lezen van de procedure en het uitproberen) en is het artikel waarschijnlijk al achterhaald en dus niet meer zo interessant.
Archief: mails die je kost wat kost wil bijhouden, maar die niet dossier- of projectgebonden zijn (en dus niet in één of ander DMS-systeem kunnen bewaard worden). Het kan bijvoorbeeld gaan om login-gegevens, modellen of voorbeelden die je vaak nodig hebt, officiële papieren die je per mail ontvangt (loonfiches …).
Stap 5. organiseer en heers
Het behandelen van je acties is voer voor een nieuw artikel op zich want heeft niets met je Postvak In te maken, maar alles met planning het organiseren van je werk. Toch een klein tipje van de sluier:
Neem je folder “Actie” dagelijks door en bepaal wat dringend en/of belangrijk is. De Eisenhower Matrix kan je daarbij een stuk op weg helpen. Plan deze acties dan in in je agenda voor de dag zelf (dringend én belangrijk) of voor de dagen erna (belangrijk én minder dringend).
Neem je folder “Wachten op” 1 of 2 keer per week door. Verwerk de mails waarop je antwoord kreeg en stuur reminders voor diegene waar het antwoord nog op zich laat wachten.
Je folder “Ooit/Misschien” neem je door als je tijd over hebt.
Je “Archief”-map neem je uiteraard pas door als je iets nodig hebt uit die map.
Brievenbustechniek automatiseren
Zowel in Outlook als in Gmail bestaan technieken (Rules, Labels, Categorieën …) die je nog meer overzicht geven en die als basis kunnen dienen voor automatische verwerking van je mails.
